事前確定届出給与の届出書の添付書類と提出方法 — 付表1・議事録は要るか、e-Taxと郵送の出し方、控えの残し方

添付するのは付表1だけ — 議事録は「保管する書類」

税務署へ出すのは「事前確定届出給与に関する届出書」と、金銭で支給する役員1人につき1枚の「付表1」です。付表1は届出書に添付する様式で、対象の役員が複数いれば人数分作って一連番号を付けます。確定した数の株式や新株予約権を交付する定めの場合は、付表1でなく付表2を使います。

届出書に書く事項は施行規則で決まっており、決議した日と機関・職務執行の開始日・支給時期と支給額・定期同額給与としない理由などです(法人税法施行規則22条の3第2項)。株主総会議事録や合同会社の同意書は、この記載事項を裏づける会社の記録で、法定の添付書類ではありません。

書類	扱い	備考
事前確定届出給与に関する届出書	出す	会社に1通(所定の時期に確定した額を支給する「定め」ごとに作る)。法人番号・決議日・理由欄などを記載する
付表1(事前確定届出給与等の状況・金銭交付用)	出す(添付)	支給を受ける役員1人につき1枚。届出書に添付する
付表2(株式等交付用)	確定した数の株式・新株予約権を交付する場合	金銭で支給する会社には関係ない
株主総会議事録・総社員の同意書	出さない(保管)	決議の日付を証明する記録。届出書の控えと一緒に保管する
定めの写し	任意	⑥欄に定めの内容を書く代わりに添付する方法が案内されている

議事録を付けて出しても差し支えないと考えています。ただ、法定の添付書類ではないので、付けなかったことで届出が無効になることもありません。決議の日(決議の日が職務の執行を開始する日より後なら、その開始の日)が届出期限の起算日になるため(法人税法施行令69条4項)、議事録そのものは会社で必ず残しておきます。なお、同族会社に当たらない会社が、定期給与を支給しない役員に金銭で支給する給与は、届出そのものが要りません(法人税法34条1項2号)。

出し方は3つ — e-Tax・持参・郵送

国税庁の案内では、e-Taxソフトで作成して提出する方法が基本で、書面なら届出書を1部、税務署へ持参するか送付します。e-Taxを初めて使う法人は、先に利用者識別番号を取得します。ご自身の会社には、どの出し方が合うでしょうか。

出し方	提出の証拠	向く場面
e-Tax	メッセージボックスに届く受信通知(受付番号・受付日時)	期限が近い・控えを確実に残したい
税務署へ持参	希望者に渡される、収受した日付と税務署名入りのリーフレット	税務署が近い
郵送	切手を貼った返信用封筒を同封すると、日付・税務署名入りのリーフレットが返送される	窓口へ行く時間が取れない

閉庁日(土・日曜日・祝日等)は受付を行っていませんが、送付か税務署の時間外収受箱への投函で提出できます。郵便や信書便で出した申告書等は、通信日付印の日に提出したものとみなす決まりがあります(国税通則法22条)。それでも期限の当日は、送信の記録がその場で残るe-Taxのほうが確実です。

初めての年は、送信のあとに受信通知が届くところまで、一度たどってみましょう。翌年からは同じ手順を繰り返すだけです。

控えの残し方 — 令和7年1月から収受日付印は押されない

国税庁は令和7年1月から、申告書や届出書の控えに収受日付印を押さない扱いにしました。書面で出すときは正本1部だけを提出し、控えが要るなら自分で写しを作り、提出年月日を記録しておくことになります。

法人がe-Taxソフト(WEB版)で受信通知を見るときは、利用者識別番号とパスワードでログインすれば全てのメッセージの詳細を確認できます。受信通知の「帳票を表示する」から、送信した届出書と付表1をPDFで保存しておくと、支給日の照合にそのまま使えます。

出したあとに残る仕事 — 毎年出す・届出どおりに払う・変えるなら変更届出

届出書は「所定の時期に確定した額を支給する定め」ごとに作るものなので、毎年の定時株主総会で新しく決議すれば、その年も届出が要ります。一度出せば翌年も有効、という書類ではありません。

そして、届け出た支給日に届け出た金額をそのまま払います。届出と違う日や金額で支給すると、その給与は原則として損金になりません(法人税法34条1項2号)。支給の前に、保存した付表1のPDFと振込の予定を並べて確かめてください。

届け出た支給額や支給時期を役員の地位の変更などの臨時改定事由で変えるときや、経営状況の著しい悪化を理由に支給額を減らすときは、変更届出書を期限までに出します(法人税法施行令69条5項)。出して終わりではなく、変えるときにも届出が要る書類です。

Q. 議事録を付けて出しても問題はありませんか

問題はありません。ただ、添付したかどうかで届出の効力は変わらないので、会社の控えとして確実に保管するほうが大切です。

Q. 期限の当日に郵送しても間に合いますか

郵便や信書便で出した申告書等を、通信日付印の日に提出したものとみなす決まりがあります(国税通則法22条)。ただ、当日の消印に頼るより、送信の記録がその場で残るe-Taxで出すほうが安全です。

まとめ — 「付表1を添付・e-Taxで送信・受信通知を保存」の3点

添付するのは付表1、出し方はe-Taxが基本、証拠は受信通知。この3点を押さえれば、届出の出し方で迷うことはありません。書き方は届出書の記事、期限は提出期限の記事に詳しくまとめています。届出の前に不安な点があれば、お気軽にご相談ください。