ご入力内容の取り扱いとセキュリティ

このページは、当事務所がご用意している入力画面(お問い合わせフォーム、ご契約時の基礎情報、面談前の事前入力、面談アンケート、関与先の従業員の方の年末調整ヒアリング)に入力いただいた内容を、どのように受け取り、どこに保管し、誰が見るのかを説明するものです。技術的な言葉には短い説明を添えています。

1. 送るとき: 通信は暗号化されています

どの画面も、お使いのブラウザと当事務所の受け口のあいだの通信は、TLS という方式で暗号化されています(住所が https で始まる通信です)。入力した内容は暗号化されたまま送られ、途中で第三者が読むことはできません。ブラウザの住所欄に鍵のマークが出ていることで確かめられます。

2. 入力画面の住所が script.google.com に変わる理由

ご契約時の基礎情報・面談前の事前入力・面談アンケート・年末調整ヒアリングの4つは、当事務所が Google Apps Script という Google の仕組みの上に作った画面です。当事務所の住所(www.zei-kaikei.biz/input/ など)から開くと、画面の住所が script.google.com に変わり、画面の上に「このアプリケーションは Google Apps Script のユーザーによって作成されたものです」という帯が出ます。これは Google が、Google 以外の人が作った画面のすべてに出す決まりの表示で、当事務所の画面でも必ず出ます。画面の上部に「ささき税理士公認会計士事務所」の表示があれば、当事務所の画面です。

3. どこに保管されるか

4つの入力画面の内容は、当事務所が契約する Google Workspace のスプレッドシートに保存されます。保存先は当事務所のアカウントだけが開ける設定で、リンクを知っている人なら誰でも開ける設定にはしていません。この設定が変わっていないことを、毎晩の機械検証で確かめています。お問い合わせフォームの内容は、当事務所の受信箱(Google Workspace のメール)にだけ届きます。

4. 誰が見るかと、秘密を守る義務

入力内容を見るのは、当事務所の代表(税理士・公認会計士)だけです。入力内容は、当事務所の税務と会計の業務にだけ使います。税理士と事務所の職員には、税理士法で秘密を守る義務が定められています(税理士法38条・54条)。

5. マイナンバー・口座番号・暗証番号(ご契約時の基礎情報)

ご契約時の基礎情報では、申告書の作成に必要なマイナンバー(ご本人・配偶者・ご家族)をお預かりします。当事務所は、税務の手続きを代理する者としてマイナンバーを取り扱い、番号法(行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律)の決まりに従って、申告書の作成と提出にだけ使います。保管は上の保存先(当事務所のアカウントだけが開けるスプレッドシート)で行い、受け取りに使った受け皿のシートからは、台帳へ写したあとに消します。e-Tax・eLTAX の暗証番号は、当事務所が代理で申告や納税の手続きを行うためにお預かりし、同じ保存先で管理します。ご契約が終わり、法令で定められた保存の必要がなくなったときは消去します。

6. 面談前の事前入力と面談アンケート

面談前の事前入力には氏名の欄がなく、ご予約のときのメールアドレスで回答を照合します。入力内容は面談での試算にだけ使います。面談アンケートはお名前を伺わず、回答はホームページの改善にだけ使います。

7. 関与先の従業員の方へ(年末調整ヒアリング)

年末調整ヒアリングは、会社からお渡しする本人専用のリンクを、ご本人の生年月日で確かめてから開く仕組みです。入力内容は暗号化された通信で会計事務所に届き、閲覧できるのは会計事務所だけです。会社には、入力内容をもとに作った年末調整の申告書(PDF)をお渡しします。会社の窓口の方が受け取り、ご本人が内容を確かめたうえで会社が保管します。マイナンバーはこの画面では集めません。

8. お問い合わせフォーム

お問い合わせフォームの内容は、当事務所の受信箱にメールで届きます。迷惑な自動送信を防ぐため、機械にだけ見える欄と、日本語が含まれているかの確認、Google reCAPTCHA を使っています。送信元の IP アドレスは、迷惑送信を見分けるために受信メールに記載されます。フォームに入力した氏名・連絡先・本文は、サーバーのファイルには残しません。どのページから来られたかの記録(入口のページ・参照元)は、お名前と結び付けずに残します。

9. 計算ツール(シミュレーション)の利用の記録

計算ツール(シミュレーション)の入力と結果の要約は、道具の改善のために匿名で記録します。氏名・連絡先・IP アドレスは記録しません。詳しくはプライバシーポリシーの「このサイトの利用の記録」の項をご覧ください。

10. お願い

入力用のリンクはご本人だけでお使いください。共用のパソコンでの入力は避け、入力が終わったらブラウザを閉じてください。

11. 確認・訂正・削除のご希望と、このページについて

ご自身の情報の確認・訂正・削除をご希望のときは、お問い合わせフォームか、ご契約の方はいつもの連絡手段でお知らせください。法令で保存が定められている書類を除き、速やかに対応します。仕組みを変えたときは、このページも直します。