個人事業主の経費の勘定科目一覧 — 決算書・収支内訳書の18の欄に何を入れるか、消耗品費と減価償却費・外注工賃と給料賃金の分け方、科目を間違えても税額は変わらない理由

科目は決算書の欄に合わせる — 税額は経費の合計で決まる

必要経費に入るのは、売上原価など総収入金額を得るために直接要した費用と、販売費・一般管理費などその年の業務について生じた費用です(所得税法37条1項)。条文に科目の名前は出てきません。どの科目に入れても、必要経費の合計が同じなら所得も税額も同じです。

実務の標準は、青色申告決算書の損益計算書と収支内訳書に印刷された18の欄です。国税庁の手引きは各欄に入れる費用の例を挙げていますが、欄の並びは様式で違います。収支内訳書は給料賃金から利子割引料までの6つの欄を先に置き、そのあとに租税公課から雑費までを並べます。帳簿の科目をこの欄にそろえておくと、決算書への転記が合計の写しだけで済みます。

科目	入れるものの例
租税公課	事業税・固定資産税・自動車税・印紙税、商工会や同業者組合の会費
荷造運賃	販売商品の包装材料費、荷造りの賃金、運賃
水道光熱費	水道料、電気料、ガス代、灯油などの購入費
旅費交通費	電車賃、バス代、タクシー代、宿泊代
通信費	電話料、切手代
広告宣伝費	広告費用、チラシ・折込み広告、名入りのカレンダー
接待交際費	取引先の接待の飲食代、招待の費用、中元・歳暮
損害保険料	火災保険料、自動車の損害保険料
修繕費	店舗・自動車・機械・器具備品の修理代。資産の価額を増したり使用可能期間を延ばしたりする支出は、原則として資本的支出になり、減価償却する
消耗品費	帳簿・文房具・用紙・ガソリン、少額の什器備品
減価償却費	建物・機械・車両・器具備品の償却費
福利厚生費	従業員の慰安・医療・衛生の費用、事業主が負担する従業員の社会保険料
給料賃金	給料、賃金、退職金、現物給与
外注工賃	修理加工などを外部に注文して払う加工賃、建設業の外注費
利子割引料	事業用の借入金の利子、受取手形の割引料
地代家賃	店舗・工場・倉庫の地代や家賃
貸倒金	売掛金・受取手形・貸付金の貸倒損失
雑費	事業上の費用で、ほかの科目に当てはまらないもの

印刷されていない科目 (支払手数料・新聞図書費・研修費・会議費・車両費など) は、決算書の空いている行に名前を書いて使う形をお勧めします。金額の大きい費用ほど、内容の分かる科目に分けておくと説明がしやすくなります。

迷いやすい組の線の引き方

科目の分け方で本当に差が出るのは、経費になる額や手続きが変わる組だけだと考えています。次の組は線を覚えておくと迷いません。

• 消耗品費と減価償却費 — 10万円未満の備品や使用可能期間が1年未満のものは、使い始めた年に全額を必要経費にできます(所得税法施行令138条1項)。10万円以上は減価償却が原則で、20万円未満なら3年で均等に経費にする一括償却も選べます(所得税法施行令139条1項)。青色申告の方は、40万円未満の資産を使い始めた年に全額経費にする特例があり、年300万円までです(租税特別措置法28条の2第1項)。業務を始めた年とやめた年は、300万円を12で割って業務を営んだ月数を掛けた額までになります(租税特別措置法28条の2第1項)
• 外注工賃と給料賃金 — 雇用契約で働いてもらう人への支払いは給料賃金で、支払うときに源泉徴収をして翌月10日までに納めます(所得税法183条1項)。請負で頼む外注工賃は原則として源泉徴収が要りませんが、原稿料・デザイン料・講演料などは外注でも源泉徴収の対象です(所得税法204条1項1号)。ただし、給与の源泉徴収をして納める義務のない個人が払う原稿料などには、源泉徴収は要りません(所得税法204条2項2号)
• 接待交際費と福利厚生費 — 取引先との飲食や中元・歳暮は接待交際費、従業員の慰安や健康診断、事業主が負担する従業員の社会保険料は福利厚生費です。事業主本人のための費用のうち家事上の経費に当たるものは、必要経費に算入されないので、どちらの科目にも入れません(所得税法45条1項1号)
• 通信費と雑費 — 携帯電話・ネット回線・サーバー代は通信費で、自宅と兼用なら事業に使う部分だけを必要経費にします(所得税法施行令96条1号)。雑費はほかの科目に当てはまらない少額の費用のための欄で、毎月続くサブスクやクラウドの利用料は通信費や支払手数料など内容の分かる科目に入れるのをお勧めします

どの科目にも入れないもの — 経費ではなく事業主貸

所得税と住民税、延滞税や加算税、罰金や科料は、必要経費になりません(所得税法45条1項2号〜5号・7号)。租税公課の欄に入れてよい税金は、事業税・固定資産税・自動車税・印紙税など事業にかかるものだけです。

国民健康保険料と国民年金の保険料、小規模企業共済やiDeCoの掛金も経費ではありません。これらは社会保険料控除と小規模企業共済等掛金控除として、所得から引きます(所得税法74条1項・75条1項)。事業用の口座から払っていても帳簿では事業主貸で処理し、確定申告書の所得控除の欄に書きます。

生活費や家族の食費、事業と関係のない買い物も同じく事業主貸です。生計を一にする家族に払う家賃や給与は、原則として必要経費になりません(所得税法56条)。ただし、その家族が受け取った家賃などの所得の計算で必要経費になるはずの費用は、払った側の必要経費になります(所得税法56条)。業務のために家族から借りた土地・建物の固定資産税などが、これに当たります。

家族への給与も、青色申告の方は青色事業専従者給与として必要経費にできます(所得税法57条1項)。白色申告の方も、生計を一にする15歳以上の親族が専らその事業に従事していれば、配偶者は86万円、その他の親族は50万円までを事業専従者控除として必要経費にできます(所得税法57条3項)。従事した期間がその年に6か月を超えていることも条件です。ただし、控除の額は、この控除を引く前のその年の事業所得などの金額を専従者の数に1を足した数で割った額の方が低ければ、その額までになります(所得税法57条3項)。

科目を間違えても税額は変わらない — ただし3つの線は別

必要経費の額は、総収入金額を得るために直接要した費用と、その年の業務について生じた費用の合計で決まります(所得税法37条1項)。科目の名前を取り違えても、この合計が同じなら所得税は変わりません。税務署が見るのは科目ではなく、その支出が業務のための費用か、金額に根拠があるかです。

例外は、科目の違いが金額や手続きに結びつく3つです。1つ目は資産との線です。取得価額10万円未満か使用可能期間1年未満の備品は、使い始めた年に全額を必要経費にします(所得税法施行令138条1項)。10万円以上の備品を消耗品費にすると、青色申告の特例に当たる場合を除き、その年の経費が過大になります。

2つ目は源泉徴収で、給料を外注工賃にすると徴収と納付が漏れます(所得税法183条1項)。3つ目は消費税で、給与を対価とする役務の提供は課税仕入れに当たらず、外注工賃は課税仕入れに当たるので、仕入税額控除の額が変わります(消費税法2条1項12号)。

まとめ — 科目より先に「経費か資産か所得控除か」を決めましょう

帳簿で迷ったら、まずその支出が経費になるか、資産になるか、所得控除に回すものかを決め、科目はそのあとで決算書の欄に当てはめる順番をお勧めします。この順番なら、科目の迷いは最後の1分で済みます。

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※科目の例は、国税庁の令和7年分の収支内訳書・青色申告決算書の手引きによります。令和8年分の様式と手引きが公表されたら、欄の並びを確かめてください。