税理士変更の手順 — 前の税理士への伝え方と引き継ぎ資料のリスト

手順1 — 先に「次の税理士」を決める

前の契約を切ってから探し始めると、申告や記帳に空白期間ができてしまいます。

先に次の依頼先を決めておけば、切り替えの時期も新しい税理士と相談しながら組めますし、受け取るべき資料も具体的に指示してもらえます。順番はここからです。

手順2 — 今の契約内容を確認する

顧問契約書に、解約の予告期間(1〜3か月前までに申し出る、といった定め)や精算の決まりが書かれていることがあります。

契約書を確認せずに急に伝えると、余分な顧問料の支払いなどでもめる原因になります。書面がない場合も、いつまでの業務をお願いするのかを先に整理しておきましょう。

手順3 — 前の税理士へ伝える

いちばん気が重いのは、この場面ではないでしょうか。ただ、伝えることは3つだけで足ります。

1. これまでの対応への感謝
2. 変更を決めた旨(相談ではなく、決定事項として簡潔に)
3. 資料の返却と引き継ぎへの協力のお願い

理由はこの程度で十分です。細かな不満を並べる必要はありませんし、引き継ぎに協力してもらう相手との関係を最後まで保つほうが実利があります。

手順4 — 引き継ぎ資料を受け取る

受け取るものをリストにして、漏れなく確認します。最も重要なのは、電子申告に使う番号と暗証番号です。

• e-Taxの利用者識別番号と暗証番号、eLTAXの利用者IDと暗証番号(電子申告をしていた場合。登録してあるメールアドレスもあわせて)

• 過去3年分ほどの申告書の控え(個人は確定申告書、法人は法人税・地方税の申告書一式)

• 決算書と総勘定元帳(または会計システムのデータ)

• 税務署などへ提出した届出書の控え(青色申告の承認申請、納期の特例など)

• 給与関係の資料(源泉徴収簿・年末調整の資料。給与計算も頼んでいた場合)

• 固定資産台帳

新しい税理士に決まったら、受け取った番号と暗証番号でログインできることを最初に確かめ、暗証番号は新しいものに変えておきます。前の税理士が引き続き使える状態を残さないためです。eLTAXに登録されたメールアドレスが前の税理士のままだと、お知らせのメールが前の税理士に送られるので、変更か削除もしておきます。

会計データを税理士側のソフトで預かってもらっていた場合は、データの出力形式も確認しておくと、新しい税理士への引き継ぎがスムーズです。

手順5 — 新しい税理士へ引き継ぐ

受け取った資料一式に加えて、今期の途中経過(記帳がどこまで済んでいるか)と、懸案になっている論点を最初に共有します。

過去の申告内容は、新しい税理士が引き継ぎ資料から読み取れます。口頭で全部を説明し直す必要はないので、構えなくて大丈夫です。

あわせて、前の税理士に任せていた税務代理が終わったことを税務署へ知らせます。法人は原則として異動届出書の「異動事項等」欄に税務代理の委任が終了した旨を、「異動前」欄に前の税理士の名称・所在地を書いて出し、個人は同じ事項を任意の様式で通知します(前の税理士の側から通知書を出す手続もあります)。新しい税理士の税務代理権限証書は、新しい税理士が税務署へ出します(税理士法30条)。

気まずさとの付き合い方

受ける側も交代には慣れています。手順どおりに、淡々と進めてみてください。

まとめ — 迷っている段階なら、先に整理を

手順そのものは難しくありません。難しいのは「変えるかどうか」の判断のほうです。

まだ迷っている段階の方は、変える前に整理しておきたいことを下の記事にまとめています。切り替えの時期選びとあわせてご覧ください。